Büroreinigung steuerlich absetzen: Das gilt für Unternehmen

Ja, in aller Regel vollständig. Aufwendungen für die Reinigung betrieblich genutzter Räume sind betrieblich veranlasst und damit Betriebsausgaben. Sie mindern den Gewinn im Jahr der Zahlung oder der wirtschaftlichen Zugehörigkeit, je nach Gewinnermittlungsart. Eine Aufteilung oder Kürzung ist nur nötig, wenn Räume auch privat genutzt werden.

Dieser Grundsatz gilt unabhängig von der Rechtsform. Ob Einzelunternehmen, Freiberuflerin, GbR, GmbH oder UG: Wer Geschäftsräume unterhält und reinigen lässt, bucht die Rechnung als Betriebsausgabe. Erfasst werden dabei nicht nur die laufende Unterhaltsreinigung, sondern auch Grundreinigungen, Glas- und Fensterreinigung, Teppich-Zwischenreinigung, Bauendreinigung nach einem Umbau der Geschäftsräume sowie das gelieferte Verbrauchsmaterial.

Auch die Nebenkosten laufen mit. Anfahrtspauschalen, Sonderleistungen, Zuschläge für Randzeiten oder das Auffüllen von Papier und Seife gehören zur selben betrieblichen Veranlassung und sind entsprechend zu behandeln. Wichtig ist allein, dass die Leistung dem Betrieb zuzuordnen ist und ein prüffähiger Beleg vorliegt.

Dieser Ratgeber beschreibt allgemeine Zusammenhänge und ersetzt keine steuerliche Beratung. Ob und in welchem Umfang ein Abzug in Ihrem Fall möglich ist, hängt von Ihrer konkreten Situation ab. Für die Beurteilung des Einzelfalls, für die Buchung und für die Erklärung ist Ihre Steuerberatung zuständig.

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen können die in der Reinigungsrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Wirtschaftlich belastet dann nur der Nettobetrag. Voraussetzung ist eine Rechnung, die alle Pflichtangaben enthält und die Steuer gesondert ausweist. Ohne korrekten Ausweis geht der Vorsteuerabzug in der Regel verloren.

Genau deshalb werden Angebote in der Gebäudereinigung im Geschäftskundenbereich netto kalkuliert und kommuniziert. Marktüblich liegen die Stundenverrechnungssätze für Büroreinigung in der Region Kaiserslautern bei 20 bis 30 Euro netto (Stand 2026). Für ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen ist der Nettobetrag der Vergleichsmaßstab, für einen nicht abzugsberechtigten Auftraggeber dagegen der Bruttobetrag. Vergleichen Sie Angebote deshalb immer auf derselben Ebene.

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG sieht es anders aus. Wer keine Umsatzsteuer ausweist, hat auch keinen Vorsteuerabzug. Die Reinigungsrechnung belastet dann in voller Höhe, also brutto. Als Betriebsausgabe wird in diesem Fall folgerichtig der Bruttobetrag angesetzt. Das ändert nichts an der Abziehbarkeit, wohl aber an der tatsächlichen Belastung, was bei der Budgetplanung eine Rolle spielt.

Eine Besonderheit betrifft ausschließlich Auftraggeber, die selbst nachhaltig Gebäudereinigungsleistungen erbringen. Für sie kann bei bezogenen Gebäudereinigungsleistungen die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG greifen, sodass die Rechnung ohne Umsatzsteuer gestellt wird. Für normale Büro-, Praxis- oder Kanzleikunden ist das nicht einschlägig. Ob Ihr Betrieb betroffen ist, klärt Ihre Steuerberatung.

Eine Rechnung ist nur dann ein brauchbarer Beleg, wenn sie die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthält und die Leistung so beschreibt, dass ein Außenstehender sie zuordnen kann. Formulierungen wie Reinigungsarbeiten laut Vereinbarung sind zu unbestimmt und führen bei einer Prüfung regelmäßig zu Rückfragen oder zur Streichung des Vorsteuerabzugs.

Pflichtangaben und sinnvolle Ergänzungen

Die ersten acht Punkte sind die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG, die weiteren erleichtern Zuordnung und Prüfung.

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung, also die konkrete Reinigungsleistung
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung, bei laufender Reinigung der Abrechnungsmonat
• Nettoentgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Positionen
• Anzuwendender Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag
• Objektadresse und, bei mehreren Standorten, eine eindeutige Objektbezeichnung
• Getrennte Positionen für laufende Unterhaltsreinigung und einmalige Sonderleistungen
• Bei Sonderleistungen ein kurzer Leistungsnachweis, etwa Grundreinigung Bodenfläche Erdgeschoss mit Datum
• Verweis auf den zugrunde liegenden Reinigungsvertrag oder das Leistungsverzeichnis

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten nach der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung erleichterte Anforderungen; dort genügen weniger Angaben. Bei laufenden Reinigungsverträgen ist das aber die Ausnahme, weil die Monatsrechnungen meist darüber liegen.

Zwei organisatorische Punkte ersparen später Arbeit. Erstens: Zahlen Sie per Überweisung, nicht bar. Das ist im B2B-Bereich ohnehin üblich, im privaten Kontext nach § 35a EStG sogar zwingend, und der Kontoauszug ist der einfachste Zahlungsnachweis. Zweitens: Heben Sie neben den Rechnungen auch den Reinigungsvertrag mit Leistungsverzeichnis auf. Er belegt, was die monatliche Pauschale umfasst, und macht wiederkehrende Beträge ohne Nachfragen plausibel. Rechnungen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht; die aktuell geltende Frist nennt Ihnen Ihre Steuerberatung.

Die häufigste Verwechslung in diesem Thema betrifft § 35a EStG. Diese Vorschrift ist eine Steuerermäßigung für private Haushalte und nicht für Betriebe. Unternehmen ziehen Reinigungskosten als Betriebsausgabe vom Gewinn ab, Privathaushalte ziehen einen Prozentsatz direkt von der Steuerschuld. Beide Wege schließen sich für dieselben Kosten aus.

Betriebsausgabe und Steuerermäßigung im Vergleich

Die Angaben zu § 35a EStG beziehen sich auf haushaltsnahe Dienstleistungen und geben den Stand 2026 wieder. Maßgeblich ist immer die aktuelle Rechtslage im Veranlagungszeitraum; die Beurteilung Ihres Falls gehört in die Hände Ihrer Steuerberatung.

Für die Reinigung der Privatwohnung kommt die Steuerermäßigung für haushaltsnahe Dienstleistungen in Betracht. Abgezogen werden 20 Prozent der begünstigten Aufwendungen, höchstens 4.000 Euro im Jahr (Stand 2026). Begünstigt sind Arbeits- und Fahrtkosten, nicht das Material. Die Zahlung muss unbar erfolgen, Barzahlung schließt die Ermäßigung aus.

Damit das funktioniert, muss die Rechnung den Arbeitskostenanteil getrennt ausweisen. Eine Pauschalrechnung ohne diese Aufteilung ist für den Zweck oft unbrauchbar, und die nachträgliche Korrektur kostet beide Seiten Zeit. Fragen Sie bei privater Beauftragung deshalb direkt bei der Anfrage nach einer Rechnung mit ausgewiesenen Arbeits- und Fahrtkosten.

Auch Mieterinnen und Mieter können profitieren, ohne selbst beauftragt zu haben. Wenn in der Nebenkostenabrechnung Positionen wie Treppenhausreinigung enthalten sind, lassen sich die darin enthaltenen Arbeitskosten unter den Voraussetzungen des § 35a EStG geltend machen. Voraussetzung ist eine Bescheinigung oder eine Abrechnung der Verwaltung, die den begünstigten Anteil gesondert ausweist. Für Wohnungseigentümer gilt Entsprechendes über die Hausgeldabrechnung.

Ein Grenzfall verdient besondere Vorsicht: gemischt genutzte Immobilien, also etwa das Wohnhaus mit angegliederter Praxis oder Werkstatt. Hier stehen betrieblicher und privater Anteil nebeneinander und müssen sauber getrennt werden. Eine Reinigungsrechnung, die beide Bereiche in einer Summe abbildet, macht diese Trennung unnötig schwer. Lassen Sie in solchen Fällen getrennte Positionen oder getrennte Rechnungen erstellen.

Beim Arbeiten von zu Hause gelten strengere Regeln als im angemieteten Büro. Reinigungskosten für die eigene Wohnung sind grundsätzlich privat veranlasst. Ein Abzug kommt nur in den engen Bahnen in Betracht, die das Gesetz für das häusliche Arbeitszimmer und für die Tagespauschale vorsieht. Pauschale Aussagen sind hier fehl am Platz.

Zwei Wege stehen nebeneinander. Der erste ist das häusliche Arbeitszimmer, für das der Abzug tatsächlicher Aufwendungen nur unter engen Voraussetzungen möglich ist, insbesondere wenn der Raum den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Der zweite Weg ist die Tagespauschale für die häusliche Tätigkeit, die einen festen Betrag pro Arbeitstag mit einem Jahreshöchstbetrag ansetzt und dafür keine Einzelnachweise verlangt.

Für die Reinigung ist die Konsequenz wichtig: Wer die Tagespauschale nutzt, setzt damit einen Pauschbetrag an, der laufende Raumkosten bereits abgilt. Ein zusätzlicher Abzug für die Reinigung desselben Raums scheidet dann in der Regel aus. Wer dagegen ein anerkanntes häusliches Arbeitszimmer geltend macht, kann anteilige Raumkosten ansetzen; ob und wie die Reinigung dabei zu berücksichtigen ist, hängt vom Einzelfall und von der Aufteilung ab.

Weil beide Wege und ihre Beträge gesetzlichen Änderungen unterliegen und die Anerkennung stark von den tatsächlichen Verhältnissen abhängt, ist dies der Punkt in diesem Ratgeber, an dem eine allgemeine Anleitung endet. Klären Sie die Behandlung von Reinigungskosten im Homeoffice vor der Beauftragung mit Ihrer Steuerberatung. Anders als beim externen Büro ist der Abzug hier nicht der Regelfall, sondern die begründungsbedürftige Ausnahme.

Der Aufwand für eine saubere Belegführung entsteht einmal bei der Beauftragung, danach läuft er von selbst. Wenn Vertrag, Rechnungsstellung und Zahlungsweg von Anfang an stimmen, ist die monatliche Reinigungsrechnung eine Position, die keine Rückfragen erzeugt. Drei Weichenstellungen genügen dafür, und sie kosten Sie einmalig wenige Minuten.

Erstens der Vertrag: Lassen Sie sich ein Leistungsverzeichnis geben, aus dem Turnus, Flächen und Leistungen hervorgehen, und heben Sie es zusammen mit den Rechnungen auf. Zweitens die Rechnungsstruktur: Bitten Sie um getrennte Positionen für laufende Reinigung und Sonderleistungen sowie um eine Objektbezeichnung, wenn Sie mehrere Standorte betreiben. Drittens der Zahlungsweg: Überweisung mit Verwendungszweck, keine Barzahlung.

Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder mit gemischt genutzten Immobilien lohnt sich zusätzlich eine Absprache über die Rechnungssplittung. Ein Objekt, das teils betrieblich und teils privat genutzt wird, sollte auf zwei Rechnungen oder wenigstens in getrennten Positionen erscheinen. Das kostet den Dienstleister wenig Aufwand und Ihnen erspart es die nachträgliche Schätzung eines Aufteilungsschlüssels.

FatiGlanz stellt Rechnungen mit ausgewiesenem Leistungszeitraum, Objektbezeichnung und getrennten Positionen für Unterhaltsreinigung und Sonderleistungen. Bei privater Beauftragung weisen wir den Arbeitskostenanteil gesondert aus, damit die Unterlagen für die Steuererklärung verwendbar sind. Sagen Sie bei der Anfrage kurz Bescheid, in welchem Kontext die Leistung erbracht wird, dann passt der Beleg von Anfang an.